Integritetspolicy

De personuppgifter som Zinova kommer att behandla, för vilka ändamål och på vilken laglig grund varierar beroende på om du är en:

1. webbplatsbesökare;
2. kund;
3. kandidat (arbetssökande);
4. leverantör; eller
5. annan part som har kommit i kontakt med oss (till exempel godkänt att ta emot nyhetsbrev eller annan typ av marknadsföring, deltar i möten eller övriga events som anordnas av oss etc.).

Vilka personuppgifter behandlas av Zinova?

• IP-adress;
• enhetsinställningar (t.ex. typ av enhet och webbläsare, operativsystem, tidzon);
• kontaktuppgifter genom att fylla i och skicka in kontaktformuläret som finns tillgänglig på vår webbplats; och
• information som genereras av aktiverade cookies i enlighet med vår cookiepolicy zinova.se/cookiepolicy.

Varifrån inhämtar Zinova personuppgifterna?

Från dig i samband med att du besöker vår webbplats eller använder dig av vissa funktioner på webbplatsen.

För vilka ändamål och på vilken laglig grund behandlar Zinova personuppgifterna?

Zinova har ett berättigat intresse att behandla din IP-adress och enhetsinställningar i den mån de är nödvändiga för att tillhandahålla vår webbplats och för att säkerställa nätverks- och informationssäkerheten i våra tjänster.

Vi kan även komma att behandla personuppgifter beroende på vilka cookies du har aktiverat på webbplatsen. Med undantag för strikt nödvändiga cookies kommer informationen som samlas in genom vår användning av cookies att baseras på ditt samtycke. För ytterligare information om vår användning av cookies, vänligen se vår zinova.se/cookiepolicy.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Hur länge Zinova sparar dina personuppgifter kommer i första hand att bero på dina valda inställningar för cookies och vilken typ av cookie det rör sig om i förhållande till de personuppgifter som samlas in, och i annat fall så länge du är kvar på vår webbplats (d.v.s. till dess att webbplatsen ’stängs ned’ från din webbläsare).

För ytterligare information om vilka gallringstider Zinova tillämpar avseende olika typer av cookies, vänligen se vår cookiepolicy.

Vilka personuppgifter behandlas av Zinova?

Om du representerar en kund eller agerar i egenskap av enskild näringsidkare, kommer Zinova att behandla följande personuppgifter om dig:

• för- och efternamn;
• kontaktuppgifter kopplat till ditt arbete (e-post, telefonnummer etcetera);
• information om din arbetsplats (till exempel namnet på din arbetsgivare, avdelning, titel etcetera);
• personuppgifter som kan förekomma i fakturor (till exempel angivna referenspersoner);
• preferenser kring marknadsföring (till exempel nyhetsbrev); och
• övrig information som du tillhandahåller i samband med att du kontaktar oss (till exempel via kundtjänst).

Om du deltar i en konferens eller liknande evenemang där Zinova antingen står som värd för eller medsponsor och förutsatt att du har lämnat ditt uttryckliga samtycke, kan vi för din säkerhet behandla information om dina matallergier. Denna information anses vara känsliga hälsodata och kommer att raderas omedelbart när evenemanget har avslutats.

Varifrån inhämtar Zinova personuppgifterna?

Från dig direkt eller din arbetsgivare i samband med att kunden du representerar köper våra tjänster eller produkter, eller när du kontaktar vår kundtjänst. Zinova kan också komma att samla in information från offentliga källor och register.

För vilka ändamål och på vilken laglig grund behandlar Zinova personuppgifterna?

Zinova behandlar personuppgifterna i syfte att tillhandahålla våra tjänster eller produkter, uppfylla skyldigheter och utöva våra rättigheter i samband med kundavtal, underlätta kundservice, hantera kundavtal, marknadsföring, försäljning- och resultatanalys, för att upprätthålla våra skyldigheter avseende kundkännedom och penningtvättskontroll, jämte övriga regulatoriska skyldigheter samt uppfylla skyldigheter avseende bokföring och skatterapportering.

Personuppgifterna behandlas huvudsakligen för att fullgöra vårt avtal med kunden som du representerar eller för att vi är skyldiga enligt lag, samt enligt lag då Zinova ska efterleva regulatoriska bestämmelser om bland annat kundkännedom och penningtvätt. I vissa fall kan vi förlita oss på andra lagliga grunder såsom vårt berättigade intresse att förbättra vår kundtjänst samt ditt samtycke för att marknadsföra liknande tjänster eller produkter som erbjuds av oss, eller för att informera om frågor rörande kundförhållandet.

Personuppgifter som används i syfte att utföra försäljnings- och resultatanalyser av vår verksamhet kommer att vara aggregerade och anonymiserade.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Information som är kopplat till fordringsanspråk kommer att sparas upp till tio (10) år efter att kundförhållandet avslutats. I den utsträckning informationen endast är nödvändig för vår bokföring och/eller skatterapportering kommer informationen att sparas upp till sju (7) år.

Avtal som har ingåtts med kunden (och som kan innehålla personuppgifter om dig) kommer att sparas åtminstone under den period kundförhållandet gäller, och under en period därefter som är nödvändig för att uppfylla åtaganden enligt avtalet eller för att uppfylla våra skyldigheter enligt lag.

Övrig information som vi behandlar för marknadsföringsändamål, såsom dina kontaktuppgifter och preferenser kring marknadsföring, kommer att sparas så länge Zinova har ett affärsförhållande med kunden eller upp till ett (1) år efter att kundförhållandet har upphört.

Vilka personuppgifter behandlas av Zinova?

• Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer och e-post);
• 'Identitetsverifiering och tillstånd (för- och efternamn, personnummer eller samordningsnummer, kön och om tillämpligt: pass, ID-kort, personligt foto, licenser, uppehålls- och arbetstillstånd);
• Meriter (CV, arbetslivserfarenhet, språkfärdigheter, personligt brev, betyg, diplom, examensbevis, utdrag från universitet eller annan högre utbildning och information som tillhandahålls från referenser);
• Information om tjänsten (i den utsträckning det är relevant: löneanspråk, arbetsplats och preferenser kring position);
• Intervju och tester (anteckningar från arbetsintervjuer eller möten, testresultat och personliga bedömningar); och, om tillämpligt;
• Bakgrundskontroller (information som inhämtas från offentliga register och källor, kreditkontroller, belastningsregister och/eller övriga säkerhetsprövningar).

Varifrån inhämtar Zinova personuppgifterna?

Zinova samlar ovan angivna personuppgifter från följande källor:

• från dig direkt i samband med att du skickar in din jobbansökan och övriga ansökningshandlingar, eller genom att delta i arbetsintervjuer, möten eller tester;
• referenser som du har tillhandahållit;
• konsulter som är involverade i rekryteringen;
• tredje part i samband med att du ansöker eller fyller i ett formulär via en leverantör som till exempel LinkedIn; och
• offentliga källor och register, samt tjänsteleverantörer som utför bakgrundskontroller för vår räkning.

För vilka ändamål och på vilken laglig grund behandlar Zinova personuppgifterna?

Zinova behandlar personuppgifterna i syfte att genomföra och hantera rekryteringsprocessen.

Personuppgifter som avser kontaktuppgifter, meriter, information om tjänsten samt intervju och tester behandlas utifrån vårt berättigade intresse att säkerställa en effektiv och korrekt rekryteringsprocess.

Personuppgifter som avser identitetsverifiering och tillstånd behandlas på grund av våra skyldigheter som följer av lag.

Personuppgifter som avser bakgrundskontroller behandlas på grund av våra skyldigheter som följer av lag om det avser säkerhetsprövning, eller i annat fall på grund av vårt berättigade intresse att säkerställa personens lämplighet om det är av avgörande betydelse för tjänsten.

Om du har lämnat ditt samtycke kommer vi även att behandla personuppgifterna för framtida interna rekryteringsprocesser.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifterna kommer att sparas i två (2) år efter att rekryteringsprocessen har avslutats.

Om du har lämnat ditt samtycke för oss att behandla dina personuppgifter för framtida interna rekryteringsprocesser kommer Zinova att spara uppgifterna till dess att du har återkallat ditt samtycke, eller vid ett tidigare tillfälle på vårt initiativ.

För kandidater som accepterar en erbjuden tjänst kommer personuppgifterna, i den mån informationen fortfarande är relevant, att inkluderas i personalakten och sparas av Zinova under anställningsperioden. Efter att din anställning har upphört kommer personuppgifterna att sparas under en period som följer av tillämplig lag och i enlighet med våra interna policys.

Vilka personuppgifter behandlas av Zinova?

Om du representerar en leverantör eller agerar i egenskap av enskild näringsidkare, kommer Zinova att behandla följande personuppgifter om dig:

• för- och efternamn;
• kontaktuppgifter kopplat till ditt arbete (e-postadress, telefonnummer etcetera);
• information om din arbetsplats (till exempel namnet på din arbetsgivare, avdelning, titel etcetera);
• personnummer (om enskild näringsidkare); och
• personuppgifter som kan förekomma i fakturor (till exempel angivna referenspersoner).

Varifrån inhämtar Zinova personuppgifterna?

Från dig direkt eller din arbetsgivare i samband med att Zinova köper eller använder era tjänster eller produkter. Zinova kan också komma att samla in information från offentliga källor och register.

För vilka ändamål och på vilken laglig grund behandlar Zinova personuppgifterna?

Personuppgifter behandlas i syfte att färdigställa beställningen av en betald tjänst eller produkt, samt för att fullgöra de åtaganden som följer av avtalet med den leverantör som du representerar.

Behandlingen sker huvudsakligen för att fullgöra avtalet med leverantören eller på grund av skyldigheter som följer av lag. I vissa fall kan personuppgifterna behandlas för vårt berättigade intresse att hantera och förbättra våra tjänster och produkter.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Information som är kopplat till fordringsanspråk kommer att sparas upp till tio (10) år. I den utsträckning informationen endast är nödvändig för vår bokföring och/eller skatterapportering kommer informationen att sparas upp till sju (7) år.

Avtal som har ingåtts med leverantören (och som kan innehålla personuppgifter om dig) kommer att sparas åtminstone under den period affärsförhållandet gäller, och under en period därefter som är nödvändig för att uppfylla åtaganden enligt avtalet eller för att uppfylla våra skyldigheter enligt lag.

Övrig information såsom dina kontaktuppgifter kommer att sparas så länge Zinova har ett affärsförhållande med leverantören eller upp till ett (1) år efter att affärsförhållandet har upphört.

Vilka personuppgifter behandlas av Zinova?

Vid marknadsföring kan Zinova komma att behandla följande information om dig:

• för- och efternamn; och
• kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer etcetera).

Om du deltar i ett möte eller annat event som har anordnats av oss, kommer Zinova att behandla följande information om dig:

• för- och efternamn;
• kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer etcetera); och om relevant,
• matpreferenser och allergier.

Varifrån inhämtar Zinova personuppgifterna?

Från dig direkt i samband med att du:

• lämnar ditt samtycke att ta emot marknadsföring från oss (gäller i första hand vid marknadsföring per e-post eller SMS); eller
• deltar i möte eller annat event som anordnas av oss.

För vilka ändamål och på vilken laglig grund behandlar Zinova personuppgifterna?

Personuppgifter som används i marknadsföringssyfte kommer som huvudregel att behandlas grundat på ditt samtycke. Zinova har däremot ett berättigat intresse att per e-post marknadsföra våra liknande produkter eller tjänster till kunder. Du har alltid rätt att tacka nej till framtida marknadsföring i sådant fall.

Personuppgifter som används i samband med att du deltar i ett möte eller annat event som anordnas av oss kommer att behandlas grundat på vårt berättigade intresse att säkerställa att eventet hanteras på korrekt sätt.

Information som är kopplat till matallergier kommer endast att behandlas om Zinova har ditt uttryckliga samtycke.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifter som används i marknadsföringssyfte kommer att sparas till dess att du återkallar ditt samtycke, eller vid ett tidigare tillfälle på vårt initiativ.

Personuppgifter som används i samband med att du deltar i ett möte eller annat event som anordnas av oss kommer att sparas till dess att eventet är avslutat.

Dina personuppgifter kan komma att delas med våra koncernbolag, leverantörer eller andra tredje parter som du kommer i kontakt med eller som är involverade i vår affärsverksamhet.

Koncernbolag

Zinova kommer i vissa fall att dela dina personuppgifter med våra koncernbolag, exempelvis för vår företagsledning, administration, delade tjänster, prognoser och övriga IT funktioner. Dina personuppgifter kommer aldrig att delas med andra bolag inom koncernen om det inte är förenligt med tillämplig dataskyddslagstiftning och enligt de ändamål som framgår av denna integritetspolicy.

Tillgång till personuppgifter inom koncernen beviljas endast om det är nödvändigt baserat på en persons arbetsuppgifter.

Tjänsteleverantörer

Zinova anlitar tredjepartsleverantörer som tillhandahåller tjänster innefattande hantering av fakturering, lagring av personuppgifter och IT-tjänster (såsom hantera vår webbplats, utskick av nyhetsbrev och inbjudningar etcetera). Vid tillhandahållandet av tjänsterna kommer dina personuppgifter, i förekommande fall, att behandlas av tjänsteleverantören för vår räkning.

Zinova har skriftliga avtal med alla våra leverantörer i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning för att skydda dina personuppgifter.

Utlämnande av uppgifter till tredje part

Under vissa omständigheter delar Zinova eller är skyldiga att dela dina personuppgifter med myndigheter eller juridiska ombud. Exempelvis i händelse av misstänkt brottslighet, eller om det krävs enligt lag.

Personuppgifterna kan även delas med tredje parter som är involverade i en sammanslagning eller ett förvärv av vår verksamhet (eller delar därav).

Zinova kommer inte att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES utan lämpliga säkerhetsåtgärder med hänsyn till skyddet av din personliga integritet, dina grundläggande rättigheter och friheter samt utövandet av dina rättigheter. Zinova säkerställer att din integritet skyddas av en adekvat nivå av dataskydd genom till exempel standardavtalsklausuler baserade på EU-kommissionens beslut 2021/914 av den 4 juni 2021 eller beslut som ersätter detta. Om du vill ha mer information om de säkerhetsåtgärder som har vidtagits, vänligen kontakta oss (se under "Frågor och funderingar").

Du har rätt att:

• få bekräftelse på om Zinova behandlar personuppgifter om dig, och i så fall få tillgång till dem på sätt som föreskrivs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning;
• begära att Zinova rättar felaktiga personuppgifter om dig;
• begära att Zinova raderar dina personuppgifter om det inte finns några rättsliga skäl till att fortsätta behandlingen;
• begära att Zinova begränsar eller upphör med behandlingen av dina personuppgifter, förutsatt att det inte finns några rättsliga skäl att fortsätta behandlingen;
• begära att få de personuppgifter som rör dig, och som du har lämnat till oss, i ett strukturerat, allmänt använt, maskinläsbart format (portabilitet); och
• återkalla ditt samtycke.

För att kunna bekräfta att rätt person lämnar in en begäran om en åtgärd enligt ovan kan Zinova komma att utföra en identitetskontroll. 6

Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten www.imy.se, avseende vår personuppgiftsbehandling. På myndighetens webbplats kan du även få detaljerad information om dina rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vänligen kontakta Zinova enligt de kontaktuppgifter som anges nedan om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du önskar nyttja dina rättigheter enligt ovan:

Zin Group AB
Nybrokajen 7, 111 48 Stockholm
info@zinova.se
+46 72 219 42 00

Angiven kontaktperson som ansvarar för Zinovas personuppgiftsbehandling:

Jonas Blomqvist
jonas.blomqvist@zinova.se
+46 72 219 42 00

Zinova förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig online på vår webbplats. Zinova kommer också att hänvisa till den i våra e-postmeddelanden och i meddelanden som görs via våra system för digitala utskick och inbjudningar. Du uppmanas att noggrant granska det uppdaterade innehållet i händelse av att ändringar görs i denna integritetspolicy.